Kantor Open Space

Suatu hari di tahun 2002, jam laptop di meja kerja saya menunjukkan pukul 10 pagi. Kemudian saya melirik kopi di cangkir kedua yang sudah habis.

Namun pagi itu saya masih belum dapat ide bagaimana membuat proposal kerja tahunan ke pimpinan di Singapore. Gangguan kerja seperti ini terjadi karena banyaknya rekan kerja yang datang berkunjung ke meja saya.

Misalnya bagian Sumber Daya Manusia yang membawa karyawan baru, mereka pasti melakukan tur singkat, dan selalu mampir di meja saya sambil berkata:

“Naah kamu harus baik-baik sama beliau ini, karena nasib kita apalagi yang terkait urusan gaji dan promosi tergantung sama suasana kebatinan dia,” katanya sambil nyengir.

Ruang kerja dengan desain terbuka (open space) seperti kantor kami sebenarnya didukung oleh banyak tokoh terkenal mulai dari Michael Bloomberg sampai Steve Jobs. CEO Facebook Mark Zuckerberg bahkan menyewa Frank Gehry untuk merancang open space terbesar di dunia untuk sejumlah insinyur mereka.

Tujuannya jelas untuk mendukung kolaborasi sesama rekan kerja, agar kita dapat dengan mudah meminta saran, diskusi dst, tanpa harus membuka pintu ruang kerja yang tertutup. Mengurangi email dan agar kita bisa berbicara secara langsung.

Desain open space sebenarnya mencerminkan cara kita bekerja saat ini. Kita sering bepergian, bekerja dari rumah, pergi ke pertemuan dst. Singkatnya, kita tidak selalu berada di meja kerja kita sendiri.

Para ahli sepakat bahwa komunikasi tatap muka adalah yang terbaik. Satu studi menemukan bahwa mereka yang berada di lantai yang sama memiliki kemungkinan 57 persen lebih besar untuk berkolaborasi daripada mereka yang tidak.

Studi lain menemukan bahwa menempatkan pekerja yang tepat di dekat pekerja lain menyebabkan peningkatan kinerja 15 persen.

Desain ini juga membuat lebih banyak cahaya alami yang masuk. Penelitian menunjukkan bahwa cahaya alami meningkatkan kesehatan, kewaspadaan, dan kreativitas.

Desain open space sebenarnya mencerminkan cara kita bekerja saat ini. Kita sering bepergian, bekerja dari rumah, pergi ke pertemuan dst. Singkatnya, kita tidak selalu berada di meja kerja kita sendiri.

Lebih dari 17 tahun yang lalu kantor kami sudah membuat desain office space yang canggih, lalu mengapa saya pagi itu masih belum dapat ide yang cemerlang?

Saya membutuhkan waktu dan ruang untuk berpikir. Namun ruangan ini bising sekali, dering telepon, karyawan saling curhat, selera musik yang mengerikan, rekan kerja yang berbicara kepada diri mereka sendiri, ditambah suara batuk dan bersin yang sangat menggelegar dari pekerja di belakang saya.

Mendadak hidung saya mencium aroma yang sangat lezat, ternyata wanita di ujung sedang membuka menu makan siangnya. Ketika sedang menebak menu apa yang dibawa wanita tadi, lalu telinga saya menangkap suara gombal anak baru yang duduk di depan sedang merayu pacarnya tiga kali sehari.

Kesal melihat situasi sekeliling, kemudian saya memutuskan pergi ke kamar kecil, mendadak sekretaris saya memaksa berhenti ternyata dia ingin pamer 28 foto liburannya dari pulau Komodo.

Pikiran saya langsung melayang dan teringat pada salah satu materi training di University of California yang bilang bahwa pekerja diinterupsi rata-rata setiap 3 menit dan mereka membutuhkan sekitar 23 menit untuk bisa fokus kembali.

Kita tahu sulit untuk merancang ruang kerja yang berfungsi dan bisa menyenangkan semua orang. Desain open space kantor ini jelas tidak bisa disalahkan, karena tidak ada satu pun desain ruang kerja yang 100 persen sempurna.

Kesepakatan

Akhirnya saya mengumpulkan semua rekan kerja di lantai kami dan berhasil membuat kesepakatan atau aturan dasar sesama warga open space yang bersih, manusiawi dan terhormat.

Diskusi saat itu berlangsung panas dan seru, bahkan  mendekati drama interupsi anggota dewan saat sidang paripurna kenaikan harga BBM.

Namun di akhir rapat, dengan bangga kami sepakat membuat “Aturan Bersama” yang berisi sbb:

  1. Jangan ganggu jika headphone sedang terpasang.
  2. Duduk saat berbicara. Ingat kebanyakan orang tidak suka dengan suara cempreng seperti klakson bis malam yang berisik!
  3. Tempat ngobrol adalah di koridor, bukan di samping meja orang lain.
  4. Harus mengetuk meja atau lemari terlebih dahulu.Tidak ada yang suka kejutan yang norak, apalagi kalau sedang sibuk.
  5. Hormatitanda “Jangan Diganggu”. Kita tidak sedang bercanda.
  6. Dilarangkeras mengadakan rapat di sekitar meja kerja.
  7. Semua wajib angkat telepon yangsudah berdering 3 kali. Alihkan panggilan telepon jika berencana meninggalkan meja lebih dari 10 menit.

Saat diskusi sedang berlangsung dengan penuh semangat, semua orang sibuk memberikan ide dan asipirasinya – saya diam-diam meniupkan energi “the force” ala Master Jedi Yoda ke pikiran semua orang yang hadir:

“Mulai besok pagi, mata kalian bakal bintitan kalau melihat layar komputer orang lain. Mulut kalian bakal sariawan kalau mengomentari apa yang orang lihat.Kuping kalian bakal budek kalau mendengarkan telepon orang lain. Kalian bakal budukan kalau bawa makanan enak tapi tidak menawarkan kepada orang HRD”

Ivan Taufiza

Penulis Buku Membangun SDM Indonesia Emas dan Tenang Aja

Dapatkan berita terbaru langsung dari Tandaseru.id

Kumpulan Berita Terkait